OneNote oder Notion: Vergleich für Studium und Beruf

OneNote ist ein digitaler Ringordner mit freien Seiten, auf denen Text, Bilder und Handschrift beliebig platziert werden. Notion ist ein Baukasten aus Blöcken und Datenbanken, mit dem sich Inhalte strukturieren und verknüpfen lassen. Wer mit Stift mitschreibt, greift deshalb eher zu OneNote, wer Projekte, Listen und Wissen ordnen will, eher zu Notion.

Der folgende Vergleich geht beide Apps nach den Kriterien durch, die im Alltag den Unterschied machen. Die übrigen großen Notiz-Apps ordnet der Vergleich der Notiz-Apps ein.

Der Grundunterschied

OneNote bildet die Logik eines Ordners mit Registern nach: Notizbücher enthalten Abschnitte, Abschnitte enthalten Seiten. Jede Seite ist eine freie Fläche. Man kann an jeder Stelle klicken und schreiben, Bilder daneben ziehen und mit dem Stift Pfeile einzeichnen.

Notion denkt in Blöcken. Jeder Absatz, jede Überschrift, jedes Bild und jede Tabelle ist ein Block, der verschoben, umgewandelt oder verlinkt werden kann. Seiten lassen sich beliebig ineinander verschachteln. Das zentrale Werkzeug sind Datenbanken: Tabellen, deren Einträge selbst Seiten sind und Eigenschaften wie Datum, Status oder Schlagwort haben.

Vergleich auf einen Blick

Kriterium	OneNote	Notion
Aufbau	Notizbuch, Abschnitt, Seite	Seiten und Blöcke, beliebig verschachtelt
Seitenlayout	freie Fläche	fließendes Dokument
Handschrift und Stift	sehr gut, freie Zeichenfläche	keine Zeichenfläche
Datenbanken	nicht vorhanden	Kernfunktion mit Ansichten und Filtern
Verlinkung	Links auf Seiten und Abschnitte	Seitenlinks, Erwähnungen, Datenbankrelationen
Offline-Nutzung	sehr gut, lokale Kopie	eingeschränkt, abhängig von Einstellungen
Zusammenarbeit	gemeinsame Notizbücher	geteilte Seiten und Arbeitsbereiche
Export	PDF, Word, eigenes Paketformat	Markdown, CSV, HTML, PDF
Kosten	ohne Aufpreis mit Microsoft-Konto	Gratistarif für Einzelpersonen, Teams zahlen

Tarife und Funktionsumfang ändern sich regelmäßig, maßgeblich sind die Angaben der Anbieter.

Mitschreiben und Handschrift

Bei handschriftlichen Notizen ist OneNote klar im Vorteil. Mit einem Tablet und Stift entsteht eine Mitschrift wie auf Papier, ergänzt um Text, eingefügte Folien und Fotos der Tafel. Handschrift lässt sich durchsuchen, Formeln lassen sich zeichnen. Für Vorlesungen, in denen Diagramme, Formeln oder Skizzen eine Rolle spielen, ist das ein wichtiger Punkt.

Notion ist für die Tastatur gebaut. Wer im Hörsaal mit dem Laptop mitschreibt, kommt gut zurecht, zumal Überschriften, Aufzählungen und aufklappbare Abschnitte schnell angelegt sind. Skizzen müssen aber außerhalb entstehen und als Bild eingefügt werden. Welche Methode beim Mitschreiben hilft, unabhängig von der App, erklärt der Ratgeber Mitschreiben im Studium.

Struktur und Organisation

Hier dreht sich das Bild. In OneNote gibt es genau eine Ordnung: die Hierarchie aus Notizbuch, Abschnitt und Seite. Querbezüge entstehen nur über manuell gesetzte Links und Kategorien.

Notion erlaubt mehrere Ordnungen gleichzeitig. Eine Datenbank mit allen Lehrveranstaltungen kann als Tabelle, Kalender oder Board angezeigt werden. Jede Vorlesungsnotiz verweist per Relation auf ihr Modul, jede Hausarbeit hat ein Abgabedatum und einen Status. Für Semesterplanung, Bewerbungen, Leselisten oder Projektarbeit ist das ein großer Vorteil.

Ob Notion auch als Zettelkasten taugt und wo die Grenzen liegen, beschreibt der Artikel Zettelkasten in Notion.

Offline, Geschwindigkeit und Speicherort

OneNote hält auf Desktop und Mobilgeräten eine lokale Kopie der Notizbücher und synchronisiert im Hintergrund. Fällt das Netz im Hörsaal aus, kann man weiterschreiben.

Notion speichert die Daten in der Cloud des Anbieters. Die Apps können Inhalte zwischenspeichern, eine vollständige Offline-Arbeit mit allen Seiten ist aber nicht der Normalfall. Wer häufig ohne stabile Verbindung arbeitet, sollte das vorher mit den eigenen wichtigsten Seiten testen.

Bei beiden Diensten liegen die Daten auf Servern des Anbieters. Für vertrauliche Inhalte, etwa personenbezogene Daten aus Projekten, sollte man vorher prüfen, was Arbeitgeber oder Hochschule erlauben.

Zusammenarbeit im Team

Beide Apps erlauben gleichzeitiges Bearbeiten. OneNote ist in vielen Schulen, Hochschulen und Unternehmen über Microsoft 365 bereits eingerichtet, gemeinsame Notizbücher lassen sich dort direkt in Teams oder SharePoint ablegen. Notion spielt seine Stärken aus, wenn ein Team Wissen und Aufgaben an einem Ort verwalten will: Wiki, Besprechungsnotizen und Aufgabenliste greifen ineinander. Für größere Teams ist in der Regel ein kostenpflichtiger Tarif nötig.

Export und Unabhängigkeit

Notion exportiert Seiten als Markdown und Datenbanken als CSV. Damit lassen sich Inhalte vergleichsweise gut in andere Programme übertragen, auch wenn Datenbankrelationen dabei verloren gehen.

OneNote exportiert Seiten oder Abschnitte als PDF oder Word-Dokument, ganze Notizbücher in einem eigenen Paketformat, das nur OneNote selbst lesen kann. Die freie Anordnung auf der Seite lässt sich in kein offenes Format sauber übertragen. Wer seine Notizen in zehn Jahren noch nutzen möchte, sollte das bei der Wahl berücksichtigen.

Empfehlung nach Situation

Situation	Empfehlung
Mitschrift mit Tablet und Stift	OneNote
Mathematik, Technik, Naturwissenschaften mit Formeln und Skizzen	OneNote
Mitschrift mit Laptop, Fokus auf Text	beide, Notion bei Wunsch nach Struktur
Semesterplanung, Abgaben, Leselisten	Notion
Teamwiki, Projektarbeit, Besprechungsnotizen	Notion
Unternehmen oder Hochschule mit Microsoft 365	OneNote
Viel Arbeit ohne Internet	OneNote

Beide kombinieren

Viele Studierende und Berufstätige nutzen beide Apps nebeneinander: OneNote für die eigentlichen Mitschriften, Notion für die Organisation drumherum. Damit das nicht unübersichtlich wird, hilft eine einfache Regel: In Notion steht, was zu tun ist und wo etwas liegt, in OneNote steht der Inhalt. Ein Link vom Notion-Eintrag zur passenden OneNote-Seite verbindet beides.

Fazit

OneNote und Notion konkurrieren seltener, als es scheint. OneNote ist das bessere Notizbuch, besonders mit Stift und ohne stabile Verbindung. Notion ist das bessere Ordnungssystem für Projekte und strukturiertes Wissen. Wer sich festlegen muss, sollte sich fragen, ob er vor allem mitschreibt oder vor allem organisiert. Die Antwort entscheidet über die App.